WhatsApp-Kosten für Hotels

Im Jahr 2026 hat sich WhatsApp zu einem der wichtigsten Kommunikationskanäle zwischen Hotels und ihren Gästen entwickelt. Da Milliarden von Menschen es täglich nutzen, erwarten Gäste heute, dass Hotels sofort und bequem per Chat erreichbar sind. Boutique-Hotels, Resorts und große Ketten nutzen WhatsApp Business, um Gästefragen zu beantworten, Buchungen zu verwalten, Upsells zu steigern und Kundentreue aufzubauen.

Um WhatsApp effektiv nutzen zu können, benötigen Hoteliers jedoch ein klares Verständnis dafür, wie die Plattform funktioniert, wie sich die Preisgestaltung seit 2025 geändert hat und wie die tatsächlichen Betriebskosten aussehen. In diesem Leitfaden erfährst du alles, was du wissen musst: Kontotypen, Nachrichtenkategorien, wie die Preisgestaltung in Westeuropa funktioniert, zusätzliche Kosten wie Integrationen und Chatbots sowie bewährte Methoden, um die Ausgaben unter Kontrolle zu halten und gleichzeitig die Gästezufriedenheit und den Umsatz zu steigern.

Dieser Artikel richtet sich an Führungskräfte im Gastgewerbe, die WhatsApp professionell und gewinnbringend nutzen möchten.

WhatsApp Business App im Vergleich zu WhatsApp Business Platform (API)

Es gibt zwei Möglichkeiten, wie Hotels WhatsApp für die Gästekommunikation nutzen können: die kostenlose WhatsApp Business App und die WhatsApp Business Platform (API).

WhatsApp Geschäfts-App

Die Business App ist kostenlos und funktioniert auf einem einzigen Telefon. Sie bietet Funktionen wie:

• Profil des Unternehmens
• Schnelle Antworten
• Etikett zum Organisieren von Chats
• Einfache automatische Nachrichten
• Ein kleiner Produkt- oder Dienstleistungskatalog

Für ein sehr kleines Hotel oder B & B mit begrenztem Nachrichtenvolumen kann die App ausreichend sein. Sie können auf Gastfragen antworten, Fotos senden, häufig gestellte Anfragen beantworten und die Konversationen organisieren.

Aber die Einschränkungen zeigen sich schnell:

• Nur ein Gerät
• Kein Mehrbenutzerzugriff
• Keine PMS- oder CRM-Integration
• Keine Automatisierung außer einfachen automatischen Antworten
• Nicht für den DSGVO-konformen Umgang mit Daten geeignet

Sobald mehrere Mitarbeiter Chats bearbeiten müssen oder Sie automatisierte Abläufe wie Buchungsbestätigungen oder Check-in-Erinnerungen wünschen, wird die App unzureichend.

WhatsApp Geschäftsplattform (API)

Die API ist für Hotels konzipiert, die skalierbare, professionelle Kommunikation benötigen.

Es ermöglicht:

• Mehrere Benutzer arbeiten gleichzeitig
• Cloud-basierte Posteingänge statt eines Geräts
• Integrationen mit PMS, CRM und Buchungsmaschinen
• Automatisierte Abläufe und Nachrichtenvorlagen
• KI-Assistenten oder Chatbots
• Zentralisierte Kommunikation zwischen Immobilien

Die API ist nicht kostenlos. WhatsApp berechnet pro Nachricht, und der von dir verwendete Anbieter (wie Viqal) kann eine Plattform- oder Abonnementgebühr erheben. Es ist jedoch die einzige Lösung, die Automatisierung, Skalierung und DSGVO-Konformität unterstützt.

Die meisten Hotels, die einen konsistenten Service, schnellere Reaktionszeiten und strukturierte Gästereisen wünschen, entscheiden sich für die API. Die kostenlose App eignet sich für sehr kleine Hotels; alle anderen sollten die API verwenden.

WhatsApp-Preismodell im Jahr 2026

Mitte 2025 stellte WhatsApp von der konversationsbasierten Preisgestaltung auf ein Pay-per-Message-Modell um. Das gilt weltweit.

Die Preisgestaltung hängt ab von:

1. Kategorie der Nachricht
2. Landesvorwahl des Gastes (das Land der Telefonnummer, an die Sie senden)

Es gibt vier Nachrichtenkategorien: Service, Nutzen, Authentifizierung und Marketing.

Servicemeldungen

Dies sind Nachrichten, die als Antwort an einen Gast gesendet werden. Wenn Ihnen ein Gast eine Nachricht sendet, erhalten Sie ein 24-Stunden-Kundendienstfenster.

Alle in diesem Fenster gesendeten Antworten sind kostenlos.

Beispiel:
Gast: „Um wie viel Uhr ist Check-In?“
Das Hotel antwortet innerhalb von 24 Stunden.
Kosten: 0.

Jedes Mal, wenn der Gast eine weitere Nachricht sendet, wird das 24-Stunden-Fenster zurückgesetzt. Solange sie dir zuerst eine Nachricht schicken und du innerhalb von 24 Stunden antwortest, zahlst du nichts.

Wenn das Hotel eine Nachricht außerhalb des Fensters sendet, wird diese zu einer kostenpflichtigen Vorlagennachricht.

Utility-Nachrichten

Dienstnachrichten sind nicht werbliche, transaktionale Benachrichtigungen wie:

• Reservierungsbestätigungen
• Erinnerungen an den Check-in
• Rechnungen oder Quittungen
• Erinnerungen an Spa- oder Restauranttermine

Wenn sie innerhalb des 24-Stunden-Servicefensters versendet werden, sind sie kostenlos.
Wenn sie außerhalb des Fensters gesendet werden, werden sie in Rechnung gestellt.

In Westeuropa kosten Hilfsnachrichten in der Regel:

• 1 bis 4 Cent pro Nachricht, je nach Land

Das macht sie weitaus billiger als SMS.

Authentifizierungsnachrichten

Diese enthalten Einmalpasswörter oder Identitätsprüfungscodes. Hotels verwenden sie seltener, aber sie können den Online-Check-in oder sichere Zahlungen unterstützen.

Authentifizierungsnachrichten kosten in Westeuropa ungefähr das Gleiche wie Hilfsnachrichten.

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Marketingbotschaften

Dies sind ausgehende Werbebotschaften wie:

• Spezialangebote
• Upsell-Einladungen
• Loyalitätskampagnen
• Angebote nach dem Aufenthalt

Marketingbotschaften sind mit den höchsten Kosten verbunden. In Westeuropa reichen sie normalerweise von:

• 5 bis 12 Cent pro Nachricht

Marketing ist die teuerste Kategorie, aber auch die Kategorie mit dem höchsten ROI, da WhatsApp-Nachrichten extrem hohe Öffnungsraten aufweisen.

Zusammenfassung der westeuropäischen Preisgestaltung

• Servicemeldungen: innerhalb des 24-Stunden-Fensters kostenlos
• Hilfsmeldungen: ungefähr 1 bis 4 Cent
• Authentifizierungsnachrichten: ähnlich dem Hilfsprogramm
• Marketingbotschaften: etwa 5 bis 12 Cent

Gebühren fallen nur an, wenn eine Nachricht zugestellt wird.

Bonus: Kostenloses 72-Stunden-Fenster für Anzeigen

Wenn ein Gast einen WhatsApp-Chat über eine WhatsApp-Anzeige auf Facebook oder Instagram startet, bietet dir WhatsApp 72 Stunden lang kostenlose Nachrichten mit dieser Person. Dies ist äußerst wertvoll für Hotels, die bezahlte Kampagnen durchführen.

Andere zu berücksichtigende Kosten

Nachrichtengebühren sind nur ein Teil der Gesamtkosten. Hotels sollten auch Folgendes berücksichtigen:

Anbieter von Geschäftslösungen (BSP)

Um die API verwenden zu können, müssen Sie sich an einen zugelassenen Anbieter wenden. Sie können Folgendes in Rechnung stellen:

• Monatliche Plattformgebühr
• Einrichtungsgebühr (viele Anbieter erheben diese nicht mehr)
• Optionales Markup pro Nachricht (vermeiden Sie Anbieter, die dies tun)

Transparente Anbieter oder All-in-One-Plattformen wie Viqal bieten Pauschalpläne ohne versteckte Zuschläge an.

Integrationen

Wenn du WhatsApp mit deinem PMS, CRM oder deiner Buchungsmaschine verbindest, kann eine Konfiguration oder Integration erforderlich sein. Dies kann eine einmalige Gebühr sein oder im Angebot des Anbieters enthalten sein.

Chatbots und Automatisierung

Einfache Bots können in Mid-Tier-Plänen enthalten sein. Für fortgeschrittene KI-Assistenten ist in der Regel ein höherstufiges Abonnement erforderlich. Die Kosten variieren je nach Komplexität und reichen von kleinen Zusatzkosten bis hin zu höheren monatlichen Gebühren.

Geräte- und Nummernverwaltung

Die API funktioniert in der Cloud, sodass Sie kein dediziertes Gerät benötigen.

Einige Hotels entscheiden sich auch dafür, das grüne verifizierte Abzeichen im Rahmen des Geschäftsbestätigungsabonnements von Meta zu erhalten, für das monatliche Kosten anfallen.

Beispielkostenszenarien für Hotels

Kleines Boutique-Hotel (ca. 25 Zimmer)

Mit der kostenlosen App:

• 50 Gastgespräche: kostenlos
• 50 Hilfsnachrichten: insgesamt etwa 1 Euro
• Keine Plattformgebühr

Insgesamt: fast Null
Wenn sie auf einen einfachen API-Plan upgraden: rund 30 Euro pro Monat.

Mittelgroßes Hotel (ca. 200 Zimmer)

Verwenden der API:

• 200 Servicegespräche: kostenlos
• 200 Hilfsnachrichten: rund 4 Euro
• 500 Marketingbotschaften: rund 25 Euro
• Plattformgebühr: rund 100 Euro

Insgesamt: rund 130 Euro pro Monat

Selbst die Verdoppelung der Marketingbotschaften hält die Kosten niedrig.

Großes Resort oder Gruppe (über 1000 Zimmer)

• 5000 Servicegespräche: kostenlos
• 5000 Hilfsmeldungen: etwa 100 Euro
• 5000 Marketingbotschaften: etwa 250 Euro
• Enterprise-Plattformplan: ca. 500 Euro

Insgesamt: rund 850 Euro pro Monat

Bei einer Immobilie dieser Größe kann selbst ein kleiner Anstieg der Upsellings oder Direktbuchungen die Investition leicht ausgleichen.

Vorteile von WhatsApp für Hotels

Sofortiger und persönlicher Service

Die meisten Gäste antworten auf WhatsApp schneller als auf jedem anderen Kanal. Es fühlt sich persönlich und informell an, was die Beziehung stärkt.

Besseres Gasterlebnis

Hotels können Gästen vor, während und nach ihrem Aufenthalt helfen:

• Vor der Ankunft: Wegbeschreibungen, Check-in-Formulare, Parkinformationen
• Während des Aufenthalts: Zimmerservice, zusätzliche Handtücher, Wartungsanfragen
• Nach dem Aufenthalt: Dankesnachrichten, Feedback und Bewertungsanfragen

Effizienterer Betrieb

WhatsApp reduziert Telefonanrufe und sich wiederholende E-Mails. Die Mitarbeiter können mehrere Konversationen gleichzeitig führen, und die Automatisierung erledigt die einfachen Dinge.

Höhere Zufriedenheit und Loyalität

Schnellere Antworten bedeuten glücklichere Gäste. WhatsApp macht es auch einfach, kleine Probleme zu lösen, bevor sie zu negativen Bewertungen werden.

Starkes Upselling- und Marketingpotenzial

WhatsApp hat eine extrem hohe Sichtbarkeit, sodass Angebote und Upgrades auffallen. Selbst kleine Kampagnen können zu starken Konversionsraten führen.

Besseres Reputationsmanagement

Es ist wahrscheinlicher, dass Gäste ihr Feedback privat in WhatsApp teilen als öffentlich in einer Bewertung. Dies gibt Hotels die Möglichkeit, Probleme frühzeitig zu beheben.

Vergleich mit anderen Kanälen

WhatsApp gegen E-Mail

E-Mails sind langsam, werden oft ignoriert und haben viel niedrigere Öffnungsraten. WhatsApp-Nachrichten werden fast immer gesehen und gelesen.

WhatsApp gegen Telefonanrufe

Anrufe sind zeitaufwändig und störend. WhatsApp ermöglicht eine asynchrone Kommunikation, die sowohl für Mitarbeiter als auch für Gäste einfacher ist.

WhatsApp gegen SMS

SMS ist teurer, weniger interaktiv und bietet kein Branding. WhatsApp unterstützt Rich Media, Buttons und verifizierte Unternehmensprofile.

Budgetplanung und ROI-Tipps

• Schätzen Sie das Nachrichtenvolumen und wenden Sie die aktuellen Preise an
• Wählen Sie einen Plattformplan, der Ihren Bedürfnissen entspricht
• Überwachen Sie die monatliche Nutzung
• Verwende WhatsApp, um OTA-Provisionen zu reduzieren und Direktbuchungen zu fördern
• Ermutigen Sie die Gäste, zuerst eine Nachricht zu senden, damit sie das kostenlose Fenster nutzen können
• Ergebnisse verfolgen: Reaktionszeit, Upsell-Umsatz, Zufriedenheitswerte

Bewährte Methoden zur Kostenkontrolle

• Antworten Sie immer innerhalb von 24 Stunden
• Verwende QR-Codes und Website-Buttons, um Gäste dazu zu bringen, den Chat zu starten
• Verwenden Sie die richtigen Nachrichtenkategorien
• Kombinieren Sie Benachrichtigungen zu weniger Nachrichten
• Marketingbotschaften segmentieren
• Wählen Sie transparente Anbieter
• Verwenden Sie Automatisierung für FAQs
• Überprüfen Sie die Nutzung monatlich
• Holen Sie sich die klare Zustimmung des Gastes

Fazit

WhatsApp Business ist für moderne Hotels unverzichtbar geworden. Es ermöglicht einen schnelleren, persönlicheren Service, reduziert den Telefonverkehr, erhöht die Zufriedenheit der Gäste und erschließt neue Einnahmequellen. Bei richtiger Implementierung bietet es eine leistungsstarke Mischung aus Automatisierung und menschlicher Wärme, die die Gäste zu schätzen wissen.

Die Kosten sind klar und überschaubar, und mit einer durchdachten Planung und dem richtigen Anbieter macht sich WhatsApp schnell bezahlt. Hotels, die es gut nutzen, verzeichnen bereits ein stärkeres Gastengagement, bessere Bewertungen und mehr Direktbuchungen.

Die Zukunft der Hotelkommunikation ist gesprächig. WhatsApp ist dort, wo Gäste bereits sind. Die Hotels, die es nutzen, werden in den kommenden Jahren Maßstäbe für das Gästeerlebnis setzen.

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