Costi di WhatsApp per gli hotel

Nel 2026, WhatsApp è diventato uno dei canali di comunicazione più importanti tra gli hotel e i loro ospiti. Con miliardi di persone che lo utilizzano quotidianamente, gli ospiti ora si aspettano che gli hotel siano raggiungibili istantaneamente e comodamente tramite chat. Boutique hotel, resort e grandi catene utilizzano tutti WhatsApp Business per rispondere alle domande degli ospiti, gestire le prenotazioni, incrementare le vendite e fidelizzare i clienti.

Ma per usare WhatsApp in modo efficace, gli albergatori hanno bisogno di una chiara comprensione di come funziona la piattaforma, come sono cambiati i prezzi dal 2025 e quali sono i costi operativi reali. Questa guida spiega tutto ciò che devi sapere: tipi di account, categorie di messaggi, come funzionano i prezzi in Europa occidentale, costi aggiuntivi come integrazioni e chatbot e best practice per tenere sotto controllo le spese e aumentare la soddisfazione degli ospiti e le entrate.

Questo articolo è stato scritto per i leader del settore alberghiero che desiderano utilizzare WhatsApp in modo professionale e redditizio.

App WhatsApp Business vs WhatsApp Business Platform (API)

Esistono due modi in cui gli hotel possono utilizzare WhatsApp per comunicare con gli ospiti: l'app gratuita WhatsApp Business e la WhatsApp Business Platform (API).

App WhatsApp per aziende

La Business App è gratuita e funziona su un solo telefono. Offre funzionalità come:

• Profilo aziendale
• Risposte rapide
• Etichetta per organizzare le chat
• Messaggi automatici di base
• Un piccolo catalogo di prodotti o servizi

Per un hotel o un B&B molto piccolo con un volume di messaggi limitato, l'app può essere sufficiente. Puoi rispondere alle domande degli ospiti, inviare foto, rispondere alle richieste più comuni e organizzare le conversazioni.

Ma i limiti si manifestano rapidamente:

• Solo un dispositivo
• Nessun accesso multiutente
• Nessuna integrazione con PMS o CRM
• Nessuna automazione oltre alle semplici risposte automatiche
• Non adatto per la gestione dei dati conforme al GDPR

Non appena diversi membri dello staff devono gestire le chat o desideri flussi automatici come conferme di prenotazione o promemoria per il check-in, l'app diventa inadeguata.

Piattaforma aziendale WhatsApp (API)

L'API è pensata per gli hotel che necessitano di una comunicazione scalabile e professionale.

Permette:

• Più utenti che lavorano contemporaneamente
• Caselle di posta basate su cloud anziché su un dispositivo
• Integrazioni con PMS, CRM e motori di prenotazione
• Flussi automatici e modelli di messaggi
• Assistenti AI o chatbot
• Comunicazione centralizzata tra le proprietà

L'API non è gratuita. WhatsApp addebita un costo per messaggio e il provider che utilizzi (come Viqal) potrebbe addebitare una tariffa di piattaforma o di abbonamento. Ma è l'unica soluzione che supporta l'automazione, la scalabilità e la conformità al GDPR.

La maggior parte degli hotel che desiderano un servizio coerente, tempi di risposta più rapidi e percorsi strutturati degli ospiti scelgono l'API. L'app gratuita è utile per hotel molto piccoli; tutti gli altri dovrebbero utilizzare l'API.

Modello di prezzo di WhatsApp nel 2026

A metà del 2025, WhatsApp è passato dai prezzi basati sulle conversazioni a un modello pay-per-message. Questo vale in tutto il mondo.

I prezzi dipendono da:

1. Categoria di messaggio
2. Prefisso internazionale dell'ospite (il paese del numero di telefono a cui invii il messaggio)

Esistono quattro categorie di messaggi: servizio, utilità, autenticazione e marketing.

Messaggi di servizio

Si tratta di messaggi inviati in risposta a un ospite. Quando un ospite ti invia un messaggio, avrai a disposizione un servizio clienti 24 ore su 24.

Tutte le risposte inviate all'interno di questa finestra sono gratuite.

Esempio:
Ospite: «A che ora è il check-in?»
L'hotel risponde entro 24 ore.
Costo: 0.

Ogni volta che l'ospite invia un altro messaggio, la finestra di 24 ore viene ripristinata. Se ti invia prima un messaggio e tu rispondi entro 24 ore, non paghi nulla.

Se l'hotel invia un messaggio fuori dalla finestra, diventa un modello di messaggio a pagamento.

Messaggi di utilità

I messaggi di utilità sono notifiche transazionali non promozionali come:

• Conferme di prenotazione
• Promemoria per il check-in
• Fatture o ricevute
• Promemoria per appuntamenti in spa o ristoranti

Se inviati durante la finestra di servizio di 24 ore, sono gratuiti.
Se inviati fuori dalla finestra, vengono addebitati.

In Europa occidentale, i messaggi di utilità in genere costano:

• Da 1 a 4 centesimi per messaggio, a seconda del Paese

Questo li rende molto più economici degli SMS.

Messaggi di autenticazione

Questi contengono password monouso o codici di verifica dell'identità. Gli hotel li utilizzano meno frequentemente, ma possono supportare il check-in online o i pagamenti sicuri.

I messaggi di autenticazione costano all'incirca come i messaggi di utilità in Europa occidentale.

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Messaggi di marketing

Si tratta di messaggi promozionali in uscita come:

• Offerte speciali
• Inviti con upsell
• Campagne fedeltà
• Promozioni post-soggiorno

I messaggi di marketing hanno il costo più elevato. In Europa occidentale, di solito vanno da:

• Da 5 a 12 centesimi per messaggio

Il marketing è la categoria più costosa, ma anche la categoria con il ROI più elevato perché i messaggi di WhatsApp ottengono tassi di apertura estremamente elevati.

Riepilogo dei prezzi dell'Europa occidentale

• Messaggi di servizio: gratuiti entro 24 ore
• Messaggi di utilità: da 1 a 4 centesimi circa
• Messaggi di autenticazione: simili all'utilità
• Messaggi di marketing: circa 5-12 centesimi

I costi si applicano solo quando viene recapitato un messaggio.

Bonus: finestra di 72 ore gratuita dagli annunci

Se un ospite avvia una chat WhatsApp tramite un annuncio WhatsApp su Facebook o Instagram, WhatsApp ti offre 72 ore di messaggistica gratuita con quella persona. Questo è estremamente utile per gli hotel che effettuano campagne a pagamento.

Altri costi da considerare

Le tariffe per i messaggi sono solo una parte del costo totale. Gli hotel dovrebbero inoltre considerare:

Fornitore di soluzioni aziendali (BSP)

Per utilizzare l'API, devi rivolgerti a un provider approvato. Potrebbero addebitare:

• Tariffa mensile della piattaforma
• Costo di installazione (molti provider non lo addebitano più)
• Markup opzionale per messaggio (evita i provider che eseguono questa operazione)

I fornitori trasparenti o le piattaforme all-in-one come Viqal offrono piani flat senza supplementi nascosti.

Integrazioni

La connessione di WhatsApp al tuo PMS, CRM o motore di prenotazione potrebbe richiedere un lavoro di configurazione o integrazione. Questo può essere un costo una tantum o incluso nell'offerta del provider.

Chatbot e automazione

I bot di base possono essere inclusi nei piani di livello intermedio. Gli assistenti AI avanzati di solito richiedono un piano di livello superiore. I costi variano a seconda della complessità, da piccoli componenti aggiuntivi a tariffe mensili più consistenti.

Gestione dei dispositivi e dei numeri

L'API funziona nel cloud, quindi non è necessario un dispositivo dedicato.

Alcuni hotel scelgono anche di ottenere il badge verde verificato tramite l'abbonamento di verifica aziendale di Meta, che ha un costo mensile.

Esempi di scenari di costo per gli hotel

Small Boutique Hotel (circa 25 camere)

Utilizzando l'app gratuita:

• 50 conversazioni con gli ospiti: gratuite
• 50 messaggi di utilità: circa 1 euro in totale
• Nessun costo di piattaforma

Totale: quasi zero
Se effettuano l'upgrade a un semplice piano API: circa 30 euro al mese.

Hotel di medie dimensioni (circa 200 camere)

Utilizzo dell'API:

• 200 conversazioni di servizio: gratuite
• 200 messaggi di utilità: circa 4 euro
• 500 messaggi di marketing: circa 25 euro
• Costo della piattaforma: circa 100 euro

Totale: circa 130 euro al mese

Anche il raddoppio dei messaggi di marketing mantiene bassi i costi.

Grande resort o gruppo (oltre 1000 camere)

• 5000 conversazioni di servizio: gratuite
• 5000 messaggi di utilità: circa 100 euro
• 5000 messaggi di marketing: circa 250 euro
• Piano di piattaforma aziendale: circa 500 euro

Totale: circa 850 euro al mese

Per una proprietà di queste dimensioni, anche un piccolo aumento delle vendite o delle prenotazioni dirette compensa facilmente l'investimento.

Vantaggi di WhatsApp per hotel

Servizio istantaneo e personalizzato

La maggior parte degli ospiti risponde più velocemente su WhatsApp che su qualsiasi altro canale. Sembra personale e informale, il che rafforza la relazione.

Migliore esperienza per gli ospiti

Gli hotel possono aiutare gli ospiti prima, durante e dopo il soggiorno:

• Prima dell'arrivo: indicazioni stradali, moduli per il check-in, informazioni sul parcheggio
• Durante il soggiorno: servizio in camera, asciugamani extra, richieste di manutenzione
• Post-soggiorno: messaggi di ringraziamento, feedback e richieste di recensione

Operazioni più efficienti

WhatsApp riduce le telefonate e le email ripetitive. Il personale può gestire più conversazioni contemporaneamente e l'automazione si occupa delle cose semplici.

Maggiore soddisfazione e lealtà

Risposte più rapide significano ospiti più felici. WhatsApp semplifica anche la risoluzione di piccoli problemi prima che si trasformino in recensioni negative.

Forte potenziale di upselling e marketing

WhatsApp ha una visibilità estremamente elevata, quindi le offerte e gli aggiornamenti vengono notati. Anche le piccole campagne possono offrire tassi di conversione elevati.

Migliore gestione della reputazione

È più probabile che gli ospiti condividano il feedback privatamente su WhatsApp che pubblicamente in una recensione. Ciò offre agli hotel la possibilità di risolvere i problemi in anticipo.

Confronto con altri canali

WhatsApp vs. email

La posta elettronica è lenta, spesso ignorata e ha tassi di apertura molto più bassi. I messaggi di WhatsApp vengono quasi sempre visti e letti.

WhatsApp vs chiamate telefoniche

Le chiamate richiedono molto tempo e provocano interruzioni. WhatsApp consente una comunicazione asincrona più semplice sia per il personale che per gli ospiti.

WhatsApp contro SMS

Gli SMS sono più costosi, meno interattivi e non offrono alcun marchio. WhatsApp supporta contenuti multimediali avanzati, pulsanti e profili aziendali verificati.

Suggerimenti per la pianificazione del budget e il ROI

• Stima il volume dei messaggi e applica i prezzi correnti
• Scegli un piano di piattaforma che soddisfi le tue esigenze
• Monitora l'utilizzo mensile
• Usa WhatsApp per ridurre le commissioni OTA e aumentare le prenotazioni dirette
• Incoraggia gli ospiti a inviare prima un messaggio per utilizzare la finestra gratuita
• Monitora i risultati: tempo di risposta, aumento delle entrate, punteggi di soddisfazione

Le migliori pratiche per controllare i costi

• Rispondi sempre entro 24 ore
• Usa i codici QR e i pulsanti del sito web per convincere gli ospiti ad avviare la chat
• Usa le giuste categorie di messaggi
• Combina le notifiche in un minor numero di messaggi
• Messaggi di marketing per segmenti
• Scegli fornitori trasparenti
• Usa l'automazione per le domande frequenti
• Rivedi l'utilizzo mensilmente
• Ottieni un chiaro consenso da parte degli ospiti

Conclusione

WhatsApp Business è diventato essenziale per gli hotel moderni. Consente un servizio più rapido e personalizzato, riduce il traffico telefonico, aumenta la soddisfazione degli ospiti e sblocca nuovi flussi di entrate. Se implementato correttamente, offre un potente mix di automazione e calore umano che gli ospiti apprezzano.

I costi sono chiari e gestibili e, con una pianificazione ponderata e il fornitore giusto, WhatsApp si ripaga rapidamente. Gli hotel che lo utilizzano bene stanno già registrando un maggiore coinvolgimento degli ospiti, migliori recensioni e più prenotazioni dirette.

Il futuro della comunicazione alberghiera è colloquiale. WhatsApp è dove si trovano già gli ospiti. Gli hotel che lo adottano stabiliranno lo standard per l'esperienza degli ospiti negli anni a venire.

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