Mobiler Check-in für Hotels

Mobiler Check-in und Express-Checkout für Hotels

Mit mobilem Check-in und Express-Check-out können Gäste An- und Abreise digital verwalten. Sie ersetzen manuelle Empfangsschritte durch automatisierte Workflows, die mit dem PMS, dem Zahlungsgateway und Kommunikationsplattform für Gäste. Dies reduziert Warteschlangen, entlastet das Personal und verbessert die Datengenauigkeit, während gleichzeitig ein reibungsloses Gasterlebnis gewährleistet wird.

So funktioniert der mobile Check-in

Gäste erhalten vor der Ankunft eine Nachricht — oft per E-Mail, SMS oder WhatsApp —, in der sie aufgefordert werden, den Check-in abzuschließen, bevor sie die Unterkunft erreichen. Sie bestätigen die Buchungsdetails, laden einen Ausweis hoch und reichen die Zahlung ein. Das System validiert die Informationen, aktualisiert das PMS automatisch und weist ein Zimmer zu. Nach der Bestätigung erhalten die Gäste einen digitalen Schlüssel oder eine Bestätigungsnachricht, sodass sie nicht mehr an der Rezeption anhalten müssen.

Express-Checkout

Der Express-Checkout spiegelt die Check-in-Automatisierung wider. Vor der Abreise erhält der Gast eine Nachricht mit einem sicheren Link. Sie überprüfen die Gebühren, bestätigen die Zahlung und geben ihre Abfahrtszeit an. Das PMS aktualisiert den Zimmerstatus auf „frei“, löst den Reinigungsservice aus und sendet sofort eine Quittung per E-Mail. Dadurch wird der Aufenthalt ohne jegliche Interaktion am Schreibtisch beendet.

Manuelle und mobile Prozesse

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Vorteile für Hotels und Gäste

Gäste profitieren von einer schnelleren, kontaktlosen An- und Abreise, weniger Warteschlangen und privater Kommunikation über ihre eigenen Geräte. Hotels profitieren von einer geringeren Arbeitsbelastung an der Rezeption, weniger manuellen Fehlern, einer verbesserten Datenqualität und einer effizienteren Personalzuweisung. Die Automatisierung des Ein- und Auscheckens unterstützt auch konsistente Servicestandards für alle Schichten und Unterkünfte.

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Automatisierung des Check-In-Vorgangs

Die Automatisierung verbindet jeden Schritt, sodass die Mitarbeiter nicht mehr jede Reservierung manuell bearbeiten müssen. Der Workflow versendet Einladungen, überprüft Ausweise, verarbeitet Zahlungen und synchronisiert Daten in Echtzeit mit dem PMS. Wichtiger Einblick: Die Automatisierung funktioniert am besten in Kanälen, die Gäste bereits nutzen — wie WhatsApp oder SMS —, wo die Akzeptanz ganz natürlich ist und die Reibung gering ist. Eigenständige Apps werden selten häufig genutzt, wenn sie nicht auf Markenebene durchgesetzt werden.

Die Technologie hinter der kontaktlosen Ankunft

Kernsysteme

• Immobilienverwaltungssystem (PMS): speichert Reservierungen, weist Zimmer zu und aktualisiert den Aufenthaltsstatus.
• Zahlungsgateway: verwaltet sichere Transaktionen und Vorautorisierungen.
• Kommunikationsplattform für Gäste: liefert automatische Nachrichten vor der Ankunft, während des Aufenthalts und beim Check-out.
• Digitales Schlüsselsystem: verknüpft verifizierte Gäste mit Zugangsdaten zum Zimmer.

Wenn diese Systeme ordnungsgemäß miteinander verbunden sind, sorgen sie für einen kontinuierlichen digitalen Prozess von der Buchung bis zur Abreise mit minimalem menschlichem Eingreifen.

Beispiel: Vollständige Gastreise

Ohne Automatisierung stehen Gäste zu Spitzenzeiten an, um den Ausweis manuell zu verifizieren und die Schlüssel auszuhändigen. Anschließend wiederholen sie den Vorgang an der Kasse, um Zahlungen abzuwickeln. Dank der Automatisierung erhalten Gäste vor der Ankunft eine Nachricht, schließen die Überprüfung und Zahlung online ab und erhalten sofort ihren digitalen Schlüssel. Am Abreisetag schließt eine einfache Bestätigungsnachricht den Check-out ab, aktualisiert das PMS und benachrichtigt die Zimmerreinigung — ohne Warteschlangen, ohne Verspätung.

Operative Rollen

• Team an der Rezeption: überwacht Ausnahmen wie fehlgeschlagene ID-Überprüfung oder Zahlungsfehler.
• Betriebsleiter: überprüft tägliche Automatisierungsberichte und stellt die Einhaltung der Prozesse sicher.
• Leiter Integrationen//IT: hält die Konnektivität zwischen PMS-, Zahlungs- und Kommunikationssystemen aufrecht.

Wie Viqal eine kontaktlose Ankunft ermöglicht

Viqal automatisiert vor der Ankunft, während des Aufenthalts und der Abreise Kommunikation über WhatsApp und andere Messaging-Kanäle. Der KI-Concierge kümmert sich automatisch um Verifizierungen, Zahlungen und PMS-Updates und leitet nur bei Bedarf an die Mitarbeiter weiter. Die Gäste erhalten Antworten in Echtzeit, während das System die operativen Aufgaben im Hintergrund ausführt.

Aktuelle Trends in der Hotelautomatisierung

• Gastnachrichten als dominierende Oberfläche für das Ein- und Auschecken.
• Integrierte ID-Überprüfung und Zahlung in Chat-Workflows.
• KI-gestütztes Upselling, das in Konversationen vor der Ankunft integriert ist.
• Einheitliche Automatisierung von der Ankunft bis zur Abreise, die separate Tools ersetzt.

Zusammenfassung

Mobiles Einchecken und Express-Check-out vereinfachen zwei der zeitaufwändigsten Phasen der Gästereise. Durch die Automatisierung von Ausweisverifizierung, Bezahlung und PMS-Updates vermeiden Hotels Warteschlangen und entlasten Mitarbeiter von sich wiederholenden Arbeiten. Wenn der gesamte Prozess von der Ankunft bis zur Abreise per Messaging erfolgt und vom KI-Concierge von Viqal unterstützt wird, erfolgt dies kontaktlos, effizient und konsistent — was sowohl die Zufriedenheit der Gäste als auch die Betriebsleistung verbessert.

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