Check-in mobile per hotel

Check-in mobile e check-out rapido per gli hotel

Il check-in mobile e il check-out rapido consentono agli ospiti di gestire l'arrivo e la partenza in modo digitale. Sostituiscono le fasi di ricezione manuali con flussi di lavoro automatizzati collegati al PMS, al gateway di pagamento e piattaforma di comunicazione con gli ospiti. Ciò riduce le code, riduce il carico di lavoro del personale e migliora la precisione dei dati, garantendo al contempo un'esperienza fluida per gli ospiti.

Come funziona il check-in mobile

Gli ospiti ricevono un messaggio prima dell'arrivo, spesso via e-mail, SMS o WhatsApp, che li invita a completare il check-in prima di raggiungere la struttura. Confermano i dettagli della prenotazione, caricano un documento di identità e inviano il pagamento. Il sistema convalida le informazioni, aggiorna automaticamente il PMS e assegna una camera. Una volta confermati, gli ospiti ricevono una chiave digitale o un messaggio di conferma, eliminando così la necessità di fermarsi alla reception.

Pagamento rapido

Il check-out rapido rispecchia l'automazione del check-in. Prima della partenza, l'ospite riceve un messaggio contenente un link sicuro. Esaminano gli addebiti, confermano il pagamento e indicano l'orario di partenza. Il PMS aggiorna lo stato della camera come «libera», attiva le pulizie e invia immediatamente una ricevuta via e-mail. In questo modo il soggiorno termina senza alcuna interazione con la scrivania.

Processi manuali e processi mobili

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Vantaggi per hotel e ospiti

Gli ospiti beneficiano di arrivi e partenze più rapidi e senza contatto, meno code e comunicazioni private tramite i propri dispositivi. Gli hotel ottengono una riduzione del carico di lavoro alla reception, un minor numero di errori manuali, una migliore qualità dei dati e un'allocazione più efficiente del personale. L'automazione del check-in e del check-out supporta inoltre standard di servizio coerenti tra turni e strutture.

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Automatizzazione del processo di check-in

L'automazione collega ogni fase in modo che il personale non debba più elaborare ogni prenotazione manualmente. Il flusso di lavoro invia inviti, verifica gli ID, elabora i pagamenti e sincronizza i dati con il PMS in tempo reale. Informazioni chiave: l'automazione offre le migliori prestazioni nei canali già utilizzati dagli ospiti, come WhatsApp o SMS, dove l'adozione è naturale e le frizioni sono basse. Le app autonome raramente ottengono un utilizzo elevato senza un'applicazione a livello di marchio.

La tecnologia alla base dell'arrivo senza contatto

Sistemi principali

• Sistema di gestione della proprietà (PMS): memorizza le prenotazioni, assegna le camere e aggiorna lo stato del soggiorno.
• Gateway di pagamento: gestisce transazioni sicure e pre-autorizzazioni.
• Piattaforma di comunicazione con gli ospiti invia messaggi automatici prima dell'arrivo, del soggiorno e del check-out.
• Sistema di chiavi digitali: collega gli ospiti verificati alle credenziali di accesso alla camera.

Quando questi sistemi sono collegati correttamente, creano un processo digitale continuo dalla prenotazione alla partenza con un intervento umano minimo.

Esempio: viaggio completo degli ospiti

Senza automazione, gli ospiti fanno la fila nelle ore di punta per la verifica manuale dell'identità e la consegna delle chiavi, quindi ripetono la procedura alla cassa per saldare i pagamenti. Grazie all'automazione, gli ospiti ricevono un messaggio prima dell'arrivo, completano la verifica e il pagamento online e ottengono immediatamente la loro chiave digitale. Il giorno della partenza, un semplice messaggio di conferma completa il check-out, aggiorna il PMS e avvisa le pulizie, senza code, senza ritardi.

Ruoli operativi

• Team della reception: monitora le eccezioni come la mancata verifica dell'identità o gli errori di pagamento.
• Responsabile delle operazioni: esamina i report giornalieri di automazione e garantisce la conformità dei processi.
• Responsabile delle integrazioni/IT: mantiene la connettività tra PMS, sistemi di pagamento e comunicazione.

In che modo Viqal consente l'arrivo senza contatto

Viqal automatizza il pre-arrivo, il soggiorno e la partenza comunicazione tramite WhatsApp e altri canali di messaggistica. Il suo concierge AI gestisce automaticamente le verifiche, i pagamenti e gli aggiornamenti del PMS, inviandoli al personale solo quando necessario. Gli ospiti ricevono risposte in tempo reale mentre il sistema esegue le attività operative in background.

Tendenze attuali nell'automazione alberghiera

• La messaggistica per gli ospiti come interfaccia dominante per il check-in e il check-out.
• Verifica dell'identità e pagamento integrati all'interno dei flussi di lavoro delle chat.
• L'upselling basato sull'intelligenza artificiale è integrato nelle conversazioni prima dell'arrivo.
• Automazione unificata «dall'arrivo alla partenza» che sostituisce strumenti separati.

Riepilogo

Il check-in mobile e il check-out rapido semplificano due delle fasi più dispendiose in termini di tempo del percorso dell'ospite. Automatizzando la verifica dell'identità, il pagamento e gli aggiornamenti del PMS, gli hotel eliminano le code e liberano il personale dal lavoro ripetitivo. Se erogato tramite messaggistica e gestito dal concierge AI di Viqal, l'intero processo dall'arrivo alla partenza diventa senza contatto, efficiente e coerente, migliorando sia la soddisfazione degli ospiti che le prestazioni operative.

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