Registro móvil para hoteles

Registro móvil y salida exprés para hoteles

El registro móvil y la salida exprés permiten a los huéspedes gestionar la llegada y la salida de forma digital. Sustituyen los pasos de recepción manuales por flujos de trabajo automatizados conectados al PMS, la pasarela de pago y plataforma de comunicación para huéspedes. Esto reduce las colas, reduce la carga de trabajo del personal y mejora la precisión de los datos, al tiempo que mantiene una experiencia fluida para los huéspedes.

Cómo funciona el check-in móvil

Los huéspedes reciben un mensaje antes de la llegada, a menudo por correo electrónico, SMS o WhatsApp, en el que se les invita a completar el registro antes de llegar al establecimiento. Confirman los detalles de la reserva, cargan la identificación y envían el pago. El sistema valida la información, actualiza el PMS automáticamente y asigna una habitación. Una vez confirmada, los huéspedes reciben una clave digital o un mensaje de confirmación, lo que elimina la necesidad de pasar por la recepción.

Pago exprés

El pago exprés refleja la automatización del registro. Antes de la salida, el huésped recibe un mensaje con un enlace seguro. Revisa los cargos, confirma el pago e indica la hora de salida. El PMS actualiza el estado de la habitación a «vacante», activa el servicio de limpieza y envía un recibo por correo electrónico al instante. Esto finaliza la estancia sin ninguna interacción con el escritorio.

Procesos manuales frente a procesos móviles

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Beneficios para hoteles y huéspedes

Los huéspedes se benefician de una llegada y salida más rápidas y sin contacto, menos colas y una comunicación privada a través de sus propios dispositivos. Los hoteles obtienen una menor carga de trabajo en la recepción, menos errores manuales, una mejor calidad de los datos y una asignación del personal más eficiente. La automatización de los registros de entrada y salida también contribuye a la uniformidad de los estándares de servicio en todos los turnos y establecimientos.

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Automatización del proceso de registro

La automatización conecta cada paso para que el personal ya no necesite procesar cada reserva manualmente. El flujo de trabajo envía invitaciones, verifica las identificaciones, procesa los pagos y sincroniza los datos con el PMS en tiempo real. Información clave: la automatización funciona mejor en los canales que los huéspedes ya utilizan, como WhatsApp o SMS, donde la adopción es natural y la fricción es baja. Las aplicaciones independientes rara vez alcanzan un alto nivel de uso sin un control a nivel de marca.

La tecnología detrás de la llegada sin contacto

Sistemas principales

• Sistema de administración de propiedades (PMS): almacena las reservas, asigna habitaciones y actualiza el estado de la estancia.
• Pasarela de pago: gestiona las transacciones seguras y las autorizaciones previas.
• Plataforma de comunicación para huéspedes: envía mensajes automáticos antes de la llegada, durante la estancia y la salida.
• Sistema de llave digital: vincula a los huéspedes verificados con las credenciales de acceso a la habitación.

Cuando estos sistemas están conectados correctamente, crean un proceso digital continuo desde la reserva hasta la salida con una intervención humana mínima.

Ejemplo: viaje completo de un huésped

Sin la automatización, los huéspedes hacen cola en las horas punta para verificar manualmente su identidad y entregar las llaves, y luego repiten el proceso al finalizar la compra para liquidar los pagos. Con la automatización, los huéspedes reciben un mensaje antes de su llegada, completan la verificación y el pago en línea y obtienen su clave digital al instante. El día de la salida, un simple mensaje de confirmación finaliza la salida, actualiza el PMS y notifica al servicio de limpieza: sin colas ni demoras.

Funciones operativas

• Equipo de recepción: supervisa las excepciones, como la verificación de identidad fallida o los errores de pago.
• Gerente de Operaciones: revisa los informes de automatización diarios y garantiza el cumplimiento de los procesos.
• Líder de integraciones/TI: mantiene la conectividad entre los sistemas de PMS, pago y comunicación.

Cómo Viqal permite la llegada sin contacto

Viqal automatiza las etapas previas a la llegada, la estancia y la salida comunicación a través de WhatsApp y otros canales de mensajería. Su conserje de inteligencia artificial se encarga automáticamente de la verificación, los pagos y las actualizaciones del PMS, y solo pasa al personal cuando es necesario. Los huéspedes reciben respuestas en tiempo real mientras el sistema ejecuta las tareas operativas en segundo plano.

Tendencias actuales en la automatización hotelera

• La mensajería de los huéspedes como la interfaz dominante para el registro y el pago.
• Verificación de identidad y pago integrados dentro de los flujos de trabajo de chat.
• Las ventas adicionales impulsadas por la IA están integradas en las conversaciones previas a la llegada.
• Automatización unificada de «llegada a salida» que reemplaza herramientas independientes.

Resumen

El check-in móvil y el check-out exprés agilizan dos de las etapas que más tiempo consumen en el recorrido del huésped. Al automatizar la verificación de identidad, los pagos y las actualizaciones del PMS, los hoteles eliminan las colas y liberan al personal del trabajo repetitivo. Cuando se entregan por mensajería y cuentan con la ayuda del conserje con inteligencia artificial de Viqal, todo el proceso de llegada a la salida pasa a ser eficiente y uniforme sin contacto, lo que mejora tanto la satisfacción de los huéspedes como el rendimiento operativo.

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