Enregistrement mobile pour les hôtels

Enregistrement mobile et départ express pour les hôtels

L'enregistrement mobile et le paiement express permettent aux clients de gérer leur arrivée et leur départ de manière numérique. Ils remplacent les étapes de réception manuelles par des flux de travail automatisés connectés au PMS, à la passerelle de paiement et plateforme de communication avec les clients. Cela permet de réduire les files d'attente, de réduire la charge de travail du personnel et d'améliorer la précision des données tout en préservant la fluidité de l'expérience client.

Comment fonctionne l'enregistrement mobile

Les clients reçoivent un message avant leur arrivée, souvent par e-mail, SMS ou WhatsApp, les invitant à terminer l'enregistrement avant de rejoindre l'établissement. Ils confirment les détails de la réservation, téléchargent une pièce d'identité et soumettent le paiement. Le système valide les informations, met automatiquement à jour le PMS et attribue une chambre. Une fois la confirmation effectuée, les clients reçoivent une clé numérique ou un message de confirmation, ce qui leur évite de s'arrêter à la réception.

Paiement express

Le paiement express reflète l'automatisation de l'enregistrement. Avant le départ, le client reçoit un message contenant un lien sécurisé. Ils vérifient les frais, confirment le paiement et indiquent leur heure de départ. Le PMS met à jour le statut de la chambre en « vacante », déclenche le ménage et envoie un reçu par e-mail instantanément. Cela met fin au séjour sans aucune interaction avec le bureau.

Processus manuels et processus mobiles

‍

‍

Avantages pour les hôtels et les clients

Les clients bénéficient d'une arrivée et d'un départ plus rapides et sans contact, d'une réduction des files d'attente et d'une communication privée via leurs propres appareils. Les hôtels bénéficient d'une charge de travail réduite à la réception, d'une diminution des erreurs manuelles, d'une meilleure qualité des données et d'une allocation du personnel plus efficace. L'automatisation de l'enregistrement et du départ favorise également l'uniformité des normes de service entre les équipes et les établissements.

‍

Automatiser le processus d'enregistrement

L'automatisation relie chaque étape, de sorte que le personnel n'a plus besoin de traiter chaque réservation manuellement. Le flux de travail envoie des invitations, vérifie les identifiants, traite les paiements et synchronise les données avec le PMS en temps réel. Aperçu clé : l'automatisation donne de meilleurs résultats sur les canaux que les clients utilisent déjà, tels que WhatsApp ou les SMS, où l'adoption est naturelle et peu de friction. Les applications autonomes atteignent rarement un taux d'utilisation élevé si elles ne sont pas appliquées au niveau de la marque.

La technologie à l'origine de l'arrivée du sans contact

Systèmes principaux

• Système de gestion immobilière (PMS) : enregistre les réservations, attribue les chambres et met à jour le statut des séjours.
• Passerelle de paiement : gère les transactions sécurisées et les pré-autorisations.
• Plateforme de communication pour les clients : envoie des messages automatisés avant l'arrivée, pendant le séjour et le paiement.
• Système de clé numérique : relie les clients vérifiés aux informations d'accès à la chambre.

Lorsque ces systèmes sont correctement connectés, ils créent un processus numérique continu, de la réservation au départ, avec un minimum d'intervention humaine.

Exemple : parcours complet du client

Sans automatisation, les clients font la queue aux heures de pointe pour la vérification manuelle de leur identité et la remise des clés, puis répètent le processus à la caisse pour régler les paiements. Grâce à l'automatisation, les clients reçoivent un message avant leur arrivée, effectuent la vérification et le paiement en ligne et obtiennent leur clé numérique instantanément. Le jour du départ, un simple message de confirmation permet de finaliser le paiement, de mettre à jour le PMS et d'avertir le personnel de ménage : pas de files d'attente, pas de retard.

Rôles opérationnels

• L'équipe de la réception : surveille les exceptions telles que l'échec de la vérification d'identité ou les erreurs de paiement.
• Directeur des opérations : examine les rapports d'automatisation quotidiens et veille à la conformité des processus.
• Responsable des intégrations/IT : assure la connectivité entre les systèmes PMS, de paiement et de communication.

Comment Vial permet une arrivée sans contact

Viqal automatise la préparation à l'arrivée, pendant le séjour et le départ communication via WhatsApp et d'autres canaux de messagerie. Son concierge IA gère automatiquement les vérifications, les paiements et les mises à jour du PMS, et ne les transmet au personnel que lorsque cela est nécessaire. Les clients reçoivent des réponses en temps réel pendant que le système exécute les tâches opérationnelles en arrière-plan.

Tendances actuelles en matière d'automatisation hôtelière

• La messagerie client est l'interface principale pour l'enregistrement et le départ.
• Vérification d'identité et paiement intégrés dans les flux de discussion.
• La vente incitative pilotée par l'IA est intégrée aux conversations avant l'arrivée.
• Automatisation unifiée « de l'arrivée au départ » remplaçant des outils distincts.

Résumé

L'enregistrement mobile et le départ express simplifient deux des étapes les plus chronophages du voyage des clients. En automatisant la vérification d'identité, le paiement et les mises à jour du PMS, les hôtels éliminent les files d'attente et libèrent le personnel des tâches répétitives. Lorsqu'il est diffusé par messagerie et géré par le concierge IA de Viqal, le processus complet d'arrivée au départ devient sans contact, efficace et cohérent, améliorant à la fois la satisfaction des clients et les performances opérationnelles.

‍