Express Checkout voor hotels

Express Checkout biedt gasten een snelle en probleemloze manier om hun verblijf af te sluiten. Deze service is niet alleen handig voor gasten die onder tijdsdruk staan, maar ook een strategisch voordeel voor hoteliers die hun activiteiten willen stroomlijnen en de klanttevredenheid willen verbeteren. Hier volgt een uitgebreide uitleg over de voordelen van de implementatie van Express Checkout en een stapsgewijze handleiding om het goed te doen.

‍

Hoe werkt Express Checkout?

Express checkout is ontworpen voor efficiëntie. Gasten kunnen verschillende platforms gebruiken, of het nu een kiosk in de lobby van het hotel, een mobiele app of de website van het hotel is, om het betaalproces te starten. Door simpelweg hun vertrek aan te geven en ermee in te stemmen dat eventuele extra kosten in rekening worden gebracht op hun geregistreerde betaalmethode, wordt het afrekenproces vrijwel onmiddellijk uitgevoerd. Gasten kunnen dan hun sleutels afgeven op een daarvoor bestemde plek, of, in het geval dat hotels een sleutelloze ervaring aanbieden, kunnen ze gewoon vertrekken. Voor degenen die een kiosk gebruiken, wordt het proces voltooid door de sleutel in een gleuf te laten vallen.

‍

Voordelen van Express Checkout voor gasten

• ‍Snelheid en gemak: Snel uitchecken elimineert wachttijden, waardoor het ideaal is voor gasten met een strak schema.
• ‍Comfort: Gasten kunnen overal uitchecken, bijvoorbeeld tijdens het ontbijt of op hun kamer, zodat ze niet in de rij hoeven te staan bij de receptie.
• ‍Een positieve laatste indruk: Een vlot vertrek zorgt ervoor dat gasten vertrekken met een gunstig uitzicht op de service van het hotel.

‍

Voordelen van Express Checkout voor hoteliers

• ‍Operationele efficiëntie: Vermindert de werklast van de receptie, zodat het personeel zich kan concentreren op gasten die persoonlijke hulp nodig hebben.
• Tijdbesparend: Medewerkers kunnen papierwerk en andere kassagerelateerde taken beheren tijdens minder drukke periodes, en AI-gestuurde oplossingen kunnen veel van deze processen automatiseren.
• Marketingmogelijkheden: De contactgegevens die tijdens de express checkout worden verstrekt, kunnen worden gebruikt voor toekomstige marketing, ervan uitgaande dat gasten toestemming hebben gegeven.

‍

10 stappen om Express Checkout te implementeren

1. Introduceer Express Checkout bij het inchecken: Informeer uw gasten over de mogelijkheid van Express Checkout en voeg een autorisatieformulier toe aan het welkomstpakket.
2. Autorisatieformulieren verzamelen: Laat gasten die geïnteresseerd zijn in Express Checkout een autorisatieformulier invullen en ondertekenen, waarin de essentiële informatie wordt vermeld en toestemming wordt gegeven om kosten in rekening te brengen op hun creditcard zonder handtekening bij het afrekenen.
3. Pre-autorisatie: Zorg voor een pre-autorisatiegoedkeuring voor het verwachte factuurbedrag. Als dit wordt geweigerd, vraag dan een alternatieve betalingsmethode aan.
4. Autorisatie van documenten: Na goedkeuring documenteert u de autorisatie met een verkoopticket met de vermelding „Express Checkout” (of „Priority Check-Out” voor Visa), waarmee wordt aangegeven dat er kosten in rekening worden gebracht na het afrekenen.
5. Leg het factureringsproces uit: Zorg ervoor dat gasten begrijpen dat hun eindafrekening bij vertrek in rekening wordt gebracht op hun rekening zonder dat ze hun fysieke handtekening nodig hebben.
6. Voltooi het wetsvoorstel: Bereken bij vertrek van de gast de eindafrekening en vul een verkoopticket in met de vermelding „handtekening in het dossier — express checkout”.
7. Aanpassen voor extra kosten: Als de eindafrekening het vooraf goedgekeurde bedrag met meer dan 15% overschrijdt, vraag dan om goedkeuring voor het extra bedrag.
8. De transactie verwerken: Stort het verkoopticket zoals gewoonlijk.
9. Bevestiging van de factuur verzenden: Stuur of e-mail binnen drie werkdagen na het afrekenen een kopie van de factuur, het verkoopticket en het autorisatieformulier voor de Express Checkout naar de gast.
10. Records bijhouden: Bewaar kopieën van alle documentatie gedurende ten minste 18 maanden voor eventuele geschillen.

‍

‍

Gestroomlijnde Express Checkout-implementatie met een Virtuele conciërge

1. Integreer Viqal met systemen: Koppel de virtuele conciërge van Viqal aan het Property Management System (PMS) en de betalingsplatforms van uw hotel voor naadloze facturering en gegevensbeheer.
2. Gasten informeren en aan boord brengen: Laat gasten bij het inchecken kennismaken met de functie voor snel uitchecken van Viqal. Moedig ze aan om het Viqal-platform te gebruiken voor een moeiteloos vertrekproces.
3. Voorvertoning van digitale autorisatie en facturering: Stel gasten in staat om via Viqal betalingen te autoriseren en voorlopige rekeningen te bekijken, waardoor er geen fysieke formulieren meer nodig zijn en de receptie niet meer hoeft te worden geinterviewd vóór vertrek.
4. Afrekenen en betalen automatiseren: Configureer Viqal om betalingsherinneringen te sturen, zodat gasten hun factuur kunnen bevestigen en betalingen rechtstreeks binnen het platform kunnen verwerken.
5. Afrekenen voltooien: Gasten ontvangen een bevestiging van betaling, instructies voor het inleveren van de sleutel (indien nodig) en een uitnodiging om feedback te geven, allemaal via het Viqal-platform.
6. Betrokkenheid na het afrekenen: Stuur automatisch een bedankbriefje en de eindafrekening via Viqal, zodat de communicatielijnen open blijven voor toekomstige verblijven.

Door deze stappen te volgen, kunnen hoteliers zorgen voor een soepele implementatie van Express Checkout, waardoor de gastervaring wordt verbeterd en de efficiëntie van het personeel wordt geoptimaliseerd. Dit gebruiksvriendelijke programma verbetert niet alleen de perceptie van de gasten over de kwaliteit van de service van het hotel, maar stroomlijnt ook de backend-activiteiten, waardoor het een win-win is voor zowel gasten als hoteliers.

‍

Afsluitend

Kortom, Express Checkout is een transformerende oplossing in de horeca, die de vertrekervaring voor gasten en de operationele efficiëntie voor hoteliers opnieuw definieert. Door gebruik te maken van Express Checkout komen hotels niet alleen tegemoet aan de wens van de moderne reiziger naar snelheid en gemak, maar positioneren ze zich ook als vooruitstrevende etablissementen die zich inzetten voor uitzonderlijke dienstverlening. De integratie van digitale oplossingen zoals de virtuele conciërge van Viqal verbetert deze service verder en biedt een naadloos, intuïtief en zeer persoonlijk betaalproces. Als we naar de toekomst van gastvrijheid kijken, is het duidelijk dat diensten zoals Express Checkout een cruciale rol zullen spelen bij het vormgeven van gastervaringen, het bevorderen van loyaliteit en het stimuleren van operationele uitmuntendheid. Hoteliers die deze innovaties omarmen, blijven niet alleen voorop lopen, ze zetten ook nieuwe normen op het gebied van gasttevredenheid en operationele efficiëntie, waardoor ze hun plaats in de voorhoede van de horeca veiligstellen.

‍