Una politica di cancellazione è un insieme di regole che definiscono come e quando gli ospiti possono cancellare o modificare una prenotazione e quali commissioni vengono applicate. Aiuta gli hotel a proteggere le entrate riducendo le cancellazioni dell'ultimo minuto e garantisce che gli ospiti siano consapevoli dei costi prima di prenotare.
La politica viene utilizzata per decidere chi può ottenere un rimborso, quando è il termine e quali sono le sanzioni. Ad esempio, potrebbe indicare che è possibile annullare gratuitamente fino a 48 ore prima dell'arrivo o che non è possibile alcun rimborso se si annulla più tardi.
È impostato nel Sistema di gestione della proprietà (PMS) e mostrato sul sito web dell'hotel, sulle OTA e nelle e-mail di conferma al momento della prenotazione.
Una comunicazione chiara dei termini di cancellazione aiuta a prevenire le controversie e migliora la soddisfazione degli ospiti. Le integrazioni con PMS o Channel Manager automatici assicurano l'applicazione delle stesse regole su tutte le piattaforme di prenotazione.
Quando le politiche di cancellazione sono flessibili, vengono effettuate più prenotazioni, ma ciò può anche portare a più cancellazioni. Politiche rigorose possono ridurre i rischi, ma possono anche scoraggiare le prenotazioni anticipate. Molti hotel hanno regole di cancellazione che cambiano a seconda del periodo dell'anno.
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