Une politique d'annulation est un ensemble de règles qui définissent comment et quand les clients peuvent annuler ou modifier une réservation, ainsi que les frais applicables. Il aide les hôtels à protéger leurs revenus en réduisant les annulations de dernière minute et garantit que les clients sont informés des coûts avant de réserver.
La politique est utilisée pour décider qui peut obtenir un remboursement, quand est la date limite et quelles sont les pénalités. Par exemple, cela peut indiquer que vous pouvez annuler gratuitement jusqu'à 48 heures avant l'arrivée, ou qu'aucun remboursement n'est possible si vous annulez plus tard.
Il est mis en place dans le Système de gestion immobilière (PMS) et affichées sur le site Web de l'hôtel, les OTA et les e-mails de confirmation au moment de la réservation.
Une communication claire des conditions d'annulation permet de prévenir les litiges et d'améliorer la satisfaction des clients. Les intégrations avec des PMS automatisés ou des Channel Managers garantissent que les mêmes règles sont appliquées sur toutes les plateformes de réservation.
Un plus grand nombre de réservations sont effectuées lorsque les conditions d'annulation sont flexibles, mais cela peut également entraîner un plus grand nombre d'annulations. Des politiques strictes peuvent réduire les risques, mais elles peuvent également décourager les réservations anticipées. De nombreux hôtels ont des règles d'annulation qui changent en fonction de la période de l'année.
