Nel settore dell'ospitalità, il folio è il registro digitale che traccia ogni transazione finanziaria legata al soggiorno di un ospite. Vi vengono annotati la tariffa della camera, le imposte applicabili, le spese accessorie come ristorazione o spa, nonché i pagamenti o i rimborsi effettuati. Il folio viene generato all'interno del PMS (Property Management System) nel momento del check-in della prenotazione e rimane la fonte di verità per il credito fino al saldo alla partenza.
I team della reception e del night audit si avvalgono del folio per riconciliare i saldi, registrare gli addebiti dei punti vendita e risolvere eventuali contestazioni con gli ospiti. Gli addebiti dal POS (Point of Sale) confluiscono in tempo reale nel folio principale, mentre le regole di routing suddividono gli addebiti su più folio quando un'azienda paga camera e tasse, ma l'ospite copre le spese accessorie. Una gestione accurata del folio è alla base sia dell'efficienza del check-out sia di una corretta reportistica del night audit.
Un folio ben strutturato riduce le perdite di fatturato e abbrevia le code al check-out. Quando gli addebiti vengono registrati automaticamente e gli ospiti possono visualizzare il saldo in anteprima prima della partenza, le contestazioni diminuiscono e i team della reception recuperano tempo da dedicare al servizio agli ospiti anziché a verifiche di singole voci. I flussi di express check-out e le anteprime digitali del folio sono sempre più attesi dai viaggiatori d'affari, che danno valore alla rapidità.
Viqal rende disponibili i saldi del folio direttamente nelle conversazioni WhatsApp con gli ospiti grazie a profonde integrazioni PMS, consentendo all'AI Operator di condividere anteprime delle fatture e di risolvere domande sugli addebiti prima ancora che l'ospite raggiunga la reception.
Il folio riporta la tariffa camera per notte, le imposte e i tributi locali applicabili, gli addebiti accessori dei punti vendita come ristorante, bar, spa o lavanderia, oltre a pagamenti, depositi ed eventuali rimborsi. Include inoltre le regole di routing in base alle quali una parte del conto è saldata da un'azienda e la restante dall'ospite. Il folio funge da estratto principale, riconciliato al momento del check-out.
Il folio è il registro vivo, in corso di soggiorno, di tutti gli addebiti e i pagamenti, conservato nel PMS. La fattura è invece un documento finalizzato, generato dal folio al check-out o successivamente, destinato all'ospite o alla contabilità fornitori. Al folio possono essere aggiunte ulteriori voci di addebito fino alla partenza, mentre la fattura è uno scatto fisso utilizzato a fini fiscali e contabili.
Sì. Le strutture suddividono spesso una prenotazione in un folio principale per camera e tasse fatturate a un'azienda, più un folio per le spese accessorie addebitato sulla carta personale dell'ospite. Anche le prenotazioni di gruppo, gli ospiti long-stay e le camere condivise utilizzano più folio, in modo che gli addebiti siano indirizzati al pagatore corretto senza interventi manuali al check-out.
Il routing del folio si configura al momento della prenotazione o del check-in, selezionando quali codici di addebito confluiscono in ciascun folio. Per esempio, camera e tasse possono essere indirizzate al conto aziendale, mentre minibar, telefono e ristorazione vanno all'ospite. Il PMS reindirizza poi automaticamente le registrazioni in entrata, eliminando la necessità di trasferimenti manuali e riducendo gli errori di riconciliazione durante il night audit.
Addebiti inattesi o voci mancanti al check-out sono una delle cause principali di recensioni negative. Folio accurati e trasparenti, con voci dettagliate, rassicurano gli ospiti sulla correttezza della fatturazione. Condividere un'anteprima del folio prima della partenza, idealmente tramite canali digitali, consente agli ospiti di segnalare in anticipo eventuali discrepanze e di lasciare la struttura con un'impressione positiva.
La maggior parte delle giurisdizioni richiede agli hotel di conservare folio e fatture per un periodo compreso tra cinque e dieci anni, ai fini fiscali e di audit, anche se i requisiti esatti variano da Paese a Paese. Le strutture devono allineare le politiche di conservazione alla normativa fiscale locale e agli obblighi GDPR o di protezione dei dati, garantendo l'archiviazione sicura dei registri e lo smaltimento al termine dei periodi previsti.
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