Dans l'hôtellerie, le folio est le registre numérique qui retrace chaque transaction financière liée au séjour d'un client. Il consigne le tarif de la chambre, les taxes applicables, les dépenses annexes telles que les consommations au restaurant ou au spa, ainsi que tout paiement ou remboursement appliqué. Le folio est généré dans le PMS (Property Management System) dès l'enregistrement de la réservation et reste la source de vérité pour la créance jusqu'au règlement au départ.
Les équipes de réception et d'audit de nuit s'appuient sur le folio pour rapprocher les soldes, imputer les charges issues des points de vente et résoudre les litiges clients. Les charges issues du POS (Point of Sale) alimentent le folio principal en temps réel, tandis que les règles de routage répartissent les charges entre plusieurs folios lorsque, par exemple, une entreprise prend en charge la chambre et les taxes mais que le client règle ses dépenses personnelles. Une gestion rigoureuse du folio est la base d'un check-out efficace et d'un audit de nuit précis.
Un folio bien structuré réduit les pertes de revenus et raccourcit les files d'attente au check-out. Lorsque les charges s'imputent automatiquement et que les clients peuvent prévisualiser leur solde avant le départ, les litiges diminuent et les équipes de réception consacrent davantage de temps à la relation client plutôt qu'à des recherches ligne par ligne. Les flux de check-out express et les aperçus de folio numériques sont de plus en plus attendus par la clientèle d'affaires soucieuse de rapidité.
Viqal affiche les soldes de folio directement dans les conversations WhatsApp grâce à des intégrations PMS approfondies, permettant à l'AI Operator de partager des aperçus de facture et de répondre aux questions sur les charges avant que le client ne se présente à la réception.
Le folio indique le tarif de la chambre par nuit, les taxes et taxes de séjour applicables, les charges annexes des points de vente comme le restaurant, le bar, le spa ou la blanchisserie, ainsi que les paiements, acomptes et éventuels remboursements. Il consigne également les règles de routage lorsqu'une partie de la note est réglée par une entreprise et le reste par le client. Le folio fait office de relevé principal réconcilié au check-out.
Le folio est le registre vivant, en cours de séjour, de toutes les charges et paiements conservé dans le PMS. Une facture est un document définitif généré à partir du folio au moment du check-out, ou après, pour les archives du client ou pour le traitement comptable. Le folio peut accueillir de nouvelles lignes de charges jusqu'au départ, tandis que la facture est un instantané figé utilisé à des fins fiscales et comptables.
Oui. Les établissements scindent fréquemment une réservation en un folio principal pour la chambre et les taxes facturées à un compte entreprise, et un folio personnel pour les dépenses annexes facturées à la carte du client. Les réservations de groupe, les longs séjours et les chambres partagées utilisent également plusieurs folios afin que les charges soient acheminées vers le bon payeur sans retraitement manuel au check-out.
Le routage de folio est configuré au moment de la réservation ou du check-in en sélectionnant les codes de charge qui alimentent chaque folio. Par exemple, la chambre et les taxes vont au compte entreprise, tandis que le minibar, le téléphone et la restauration sont imputés au client. Le PMS oriente alors automatiquement les imputations entrantes, supprimant les transferts manuels et réduisant les erreurs de réconciliation lors de l'audit de nuit.
Les charges inattendues ou les éléments manquants au check-out figurent parmi les principales causes d'avis clients négatifs. Des folios précis et transparents, avec des entrées détaillées, rassurent les clients sur l'exactitude de leur facturation. Le partage d'aperçus de folio avant le départ, idéalement par voie numérique, permet au client de signaler toute anomalie en amont et de quitter l'établissement avec une impression positive.
La plupart des juridictions imposent aux hôtels de conserver les folios et factures entre cinq et dix ans à des fins fiscales et d'audit, bien que les exigences varient selon les pays. Les établissements doivent aligner leur politique de conservation sur la législation fiscale locale et les obligations RGPD ou de protection des données, en s'assurant que les enregistrements sont stockés en toute sécurité et détruits à l'échéance des durées de conservation.
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