Cosa mettere in un messaggio di conferma, e modelli che puoi copiare.
La conferma di prenotazione è il primo messaggio che un ospite riceve dopo aver prenotato. La maggior parte degli hotel la tratta come una ricevuta. Può fare molto di più. Una buona conferma riduce le domande prima dell'arrivo, abbassa i no-show e dà il tono al soggiorno ancora prima che l'ospite abbia fatto la valigia.
È anche una delle cose più facili da migliorare. La prenotazione è già avvenuta, l'ospite è attento e il messaggio parte comunque. Devi solo decidere cosa metterci dentro.
Parti dall'essenziale. Sono i dettagli che l'ospite andrà a cercare, quindi rendili facili da trovare:
Questo copre la funzione di ricevuta. La sezione successiva è quella in cui la maggior parte degli hotel si ferma, e dove non dovrebbe.
Aggiungi le cose su cui gli ospiti ti scrivono comunque. Il parcheggio. Il WiFi. Gli orari della colazione. Se possono fare il check-in in anticipo. Se possono lasciare i bagagli prima che la camera sia pronta. Ogni dettaglio che includi è un messaggio che la tua reception non dovrà gestire più tardi.
Una sola conferma che risponde alle domande comuni può eliminare in silenzio una pila di telefonate ed email. Se vuoi sapere quali domande anticipare, il nostro elenco delle principali richieste degli ospiti prima dell'arrivo è un buon punto di partenza.
Mantienila però breve e facile da scorrere. Un muro di testo riceve lo stesso trattamento dei termini e condizioni. Inizia con i dettagli della prenotazione, poi le note pratiche, poi la politica.
Una struttura semplice, pronta da copiare. Prima la riga dell'oggetto, poi il corpo:
| Email · Transactional |
|---|
| Da: [Nome dell'hotel] Oggetto: La tua prenotazione presso [Nome dell'hotel] è confermata per [date] Ciao [Nome], la tua prenotazione è confermata. Ecco i dettagli. Conferma: [numero] Check-in: [data], dalle [ora] Check-out: [data], entro le [ora] Camera: [tipo], [tariffa tasse incluse] Indirizzo: [indirizzo e link alla mappa] Come arrivare: [una riga su parcheggio o trasporti] Buono a sapersi: la colazione è servita [orari], il WiFi è [dettaglio], la reception è aperta [orari] Ti serve qualcosa prima dell'arrivo? Rispondi a questo messaggio o scrivici al [numero] Cancellazione: [politica in una frase] |
È volutamente essenziale. L'ospite cerca le date e il numero di conferma. Daglieli per primi, poi il resto.
Invia entrambe, ma non aspettarti che l'email venga letta. I due canali svolgono compiti diversi:
Se invii le conferme via WhatsApp, devono essere modelli di messaggio approvati. Viqal fornisce un set pre-approvato per la conferma di prenotazione e il pre-arrivo come parte di WhatsApp Business per hotel, così non aspetti Meta per iniziare a inviare.
Un no-show è spesso semplicemente un ospite che ha dimenticato, o che non è riuscito a raggiungerti per cancellare o modificare. Una conferma che arriva su un canale che legge, con un modo semplice per rispondere, gli dà l'occasione di avvisarti. Lo stesso fa un breve promemoria uno o due giorni prima dell'arrivo. Preferisci sempre essere informato di un cambiamento piuttosto che tenere una camera vuota.
È anche qui che la conferma si collega al resto del percorso dell'ospite. Lo stesso trigger che invia la conferma può inviare il messaggio pre-arrivo, i dettagli del check-in e i punti di contatto durante il soggiorno. Ben configurata con le campagne WhatsApp, la conferma è il primo passo di una sequenza, non una ricevuta isolata.
Se i tuoi ospiti prenotano da più di un Paese, la conferma dovrebbe arrivare nella loro lingua. Un ospite che non riesce a leggere l'orario di check-in è un ospite che ti scriverà per chiederlo. Rilevare la lingua dalla prenotazione e inviare la conferma localizzata elimina tutta quella categoria di domande prima ancora che inizi.
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Come minimo: nome dell'ospite, numero di conferma, date e orari di check-in e check-out, tipo di camera e tariffa con le tasse, la politica di cancellazione, l'indirizzo dell'hotel e un modo rapido per mettersi in contatto. Aggiungere parcheggio, WiFi e dettagli sulla colazione è facoltativo, ma elimina gran parte delle domande pre-arrivo che la tua reception risponderebbe altrimenti una per una.
Entrambe. L'email è il documento ufficiale ma spesso non viene letta, con tassi di apertura vicini al 25 per cento. Le conferme via WhatsApp vengono aperte quasi sempre e danno all'ospite una conversazione a cui rispondere. Molti hotel inviano l'email come archivio e il messaggio WhatsApp come quello che viene davvero visto e a cui si dà seguito.
I no-show sono spesso ospiti che hanno dimenticato, o che non sono riusciti a raggiungere l'hotel per modificare una prenotazione. Una conferma su un canale che l'ospite legge davvero, più un breve promemoria prima dell'arrivo, gli dà un modo semplice per confermare o modificare. Questo trasforma i no-show silenziosi in cambiamenti gestibili che puoi prevedere.
Sì. Usano modelli di messaggio WhatsApp pre-approvati, attivati dalla prenotazione nel tuo PMS. I modelli transazionali come la conferma di prenotazione non hanno bisogno della lunga approvazione di Meta richiesta dai modelli marketing, quindi possono entrare in funzione rapidamente. Una volta configurata, la conferma si invia da sola nel momento in cui la prenotazione viene creata.
Abbastanza lungo da coprire i dettagli della prenotazione e le domande comuni prima dell'arrivo, abbastanza corto da scorrere in una decina di secondi. Un muro di testo viene ignorato. Inizia con le date e il numero di conferma, poi i dettagli pratici come il parcheggio e la colazione, poi la politica di cancellazione in una frase chiara.
Se accetti prenotazioni da più di un Paese, sì. Un ospite che non riesce a leggere l'orario di check-in ti scriverà per chiederlo, il che vanifica lo scopo della conferma. Rilevare la lingua dalla prenotazione e inviare la conferma localizzata elimina quella domanda prima che venga posta.
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