Politique de Conformité et Anticorruption

Ceci est une traduction de la version originale en anglais, fournie à titre informatif uniquement. En cas de divergence entre cette traduction et la version anglaise, la version anglaise prévaut.

1. Objet

La présente politique définit l'engagement de Viqal en faveur d'une conduite commerciale éthique. Nous ne tolérons ni la corruption, ni les pots-de-vin, ni les incitations contraires à l'éthique, ni aucun comportement de nature à compromettre la confiance placée dans notre entreprise, nos clients ou nos partenaires.

2. Champ d'application

La présente politique s'applique à l'ensemble des salariés, fondateurs et prestataires de Viqal, ainsi qu'à toute personne agissant pour le compte de Localpepper B.V. (exerçant sous le nom de Viqal). Il est attendu de l'ensemble des sous-traitants ultérieurs et partenaires qu'ils respectent des normes équivalentes.

3. Lutte contre la corruption

• Il est interdit d'offrir, de verser, de solliciter ou d'accepter des pots-de-vin.
• Constitue un pot-de-vin tout paiement, cadeau, avantage ou bénéfice destiné à influencer une décision commerciale.
• Les paiements de facilitation ne sont pas autorisés.
• Nous respectons l'ensemble des lois anticorruption applicables, notamment le Code pénal néerlandais, le UK Bribery Act 2010 et le US Foreign Corrupt Practices Act, le cas échéant.

4. Cadeaux et invitations

• Des invitations modestes et raisonnables peuvent être admises dès lors qu'elles ne visent pas à influencer une décision commerciale.
• Les salariés ne doivent ni offrir ni accepter de cadeaux, d'invitations ou de faveurs susceptibles de créer une obligation ou l'apparence d'une influence indue.
• Toute situation incertaine doit être signalée à la direction avant d'agir.

5. Commissions, incitations et paiements

• Toute commission, prime d'apport d'affaires ou incitation doit être transparente, encadrée contractuellement et validée par la direction.
• Les paiements non divulgués et les arrangements hors comptabilité sont interdits.
• Toutes les opérations financières doivent être enregistrées fidèlement dans nos livres et registres.

6. Relations avec les clients et les agents publics

• Une vigilance particulière s'impose dans les relations avec les agents publics, y compris les représentants d'hôtels publics ou d'organismes de tourisme.
• Aucun cadeau, paiement ou traitement de faveur ne peut être proposé en vue d'influencer une décision officielle.
• Toute relation avec des entités du secteur public doit suivre des procédures formelles et faire l'objet d'une approbation.

7. Sanctions et conformité commerciale

Viqal respecte les sanctions économiques et les réglementations en matière de contrôle des exportations applicables, notamment celles de l'Union européenne, des Pays-Bas, du Royaume-Uni et des États-Unis. Nous n'entretenons pas sciemment de relations commerciales avec des personnes, entités ou juridictions sous sanctions. L'ouverture d'un compte client comprend une vérification de base au regard des listes de sanctions publiquement accessibles.

8. Droits humains et esclavage moderne

Viqal s'engage à respecter les droits humains conformément aux Principes directeurs des Nations unies relatifs aux entreprises et aux droits de l'homme. Nous ne tolérons ni le travail forcé, ni le travail des enfants, ni la traite des êtres humains, ni aucune forme d'esclavage moderne au sein de nos activités ou de notre chaîne d'approvisionnement. Nous attendons les mêmes normes de nos sous-traitants ultérieurs et de nos partenaires.

9. Conflits d'intérêts

Les salariés, fondateurs et prestataires doivent déclarer tout conflit d'intérêts, avéré ou potentiel, susceptible d'affecter leur jugement dans les décisions commerciales. Cela comprend :

• Les intérêts financiers dans des clients, fournisseurs ou concurrents.
• Les relations personnelles susceptibles d'influencer des décisions.
• Les activités professionnelles externes susceptibles de concurrencer Viqal ou d'avoir une incidence sur son activité.

Les conflits déclarés sont examinés par la direction, qui prend les mesures appropriées pour les gérer ou les supprimer.

10. Éthique des données et de l'IA

Viqal développe et exploite des systèmes d'IA qui échangent avec les clients des hôtels pour le compte de nos clients. Nous nous engageons à garantir :

• La transparence : les voyageurs sont informés lorsqu'ils échangent avec un système d'IA.
• La confidentialité : les données à caractère personnel traitées par nos systèmes d'IA ne sont pas utilisées pour entraîner des modèles d'IA, conformément à notre Accord de Traitement des Données.
• La supervision humaine : notre IA est conçue pour transmettre la conversation au personnel lorsqu'elle en reçoit l'instruction ou lorsque cela s'avère approprié.
• L'exactitude : nous mettons en œuvre des efforts raisonnables pour limiter les erreurs dans les communications générées par l'IA et fournissons aux hôtels des outils permettant de corriger, de configurer et de neutraliser le comportement de l'IA.

11. Protection des lanceurs d'alerte

Toute personne signalant de bonne foi une violation présumée de la présente politique, de la législation applicable ou des normes éthiques est protégée contre toute forme de représailles.

• Les signalements peuvent être adressés de manière confidentielle à info@viqal.com.
• Les signalements font l'objet d'un examen dans les meilleurs délais.
• Des mesures raisonnables sont prises pour préserver la confidentialité de l'auteur du signalement.
• Toute représaille à l'encontre d'un auteur de signalement agissant de bonne foi constitue elle-même une violation de la présente politique.

12. Conséquences des violations

Tout manquement à la présente politique peut donner lieu à des sanctions disciplinaires, y compris la rupture du contrat de travail ou du contrat de prestation, et peut être signalé aux autorités compétentes lorsque la loi l'exige. Une responsabilité civile et pénale peut également être engagée.

13. Révision et mises à jour

Viqal réexamine la présente politique au moins une fois par an et la met à jour si nécessaire pour tenir compte des évolutions juridiques, opérationnelles ou sectorielles. La date de « Dernière mise à jour » figurant en haut de cette politique correspond à la révision la plus récente.

14. Contact

Pour toute question relative à la présente politique ou pour effectuer un signalement :

E-mail : info@viqal.com
Courrier : Localpepper B.V., Barbara Strozzilaan 201, 1083HN Amsterdam, Pays-Bas