Politique de Confidentialité

Ceci est une traduction de la version originale en anglais, fournie à titre informatif uniquement. En cas de divergence entre cette traduction et la version anglaise, la version anglaise prévaut.

1. Qui nous sommes

La présente Politique de Confidentialité explique comment Localpepper B.V. (exerçant sous le nom de « Viqal », « nous », « notre ») collecte, utilise et protège les données à caractère personnel.

Localpepper B.V.
Barbara Strozzilaan 201
1083HN Amsterdam, Pays-Bas
Chambre de commerce : 77690184
Contact : info@viqal.com

La présente politique couvre deux flux de données distincts :

• Les données des visiteurs du site web, pour lesquelles Viqal est responsable du traitement (sections 3 à 7).
• Les données des voyageurs et des utilisateurs finaux traitées via la plateforme Viqal, pour lesquelles Viqal agit en qualité de sous-traitant pour le compte de ses clients hôteliers (section 8).

2. Notre rôle au regard du RGPD

À l'égard des visiteurs du site web et des prospects directs, nous sommes responsable du traitement.

À l'égard des communications avec les voyageurs traitées via la plateforme Viqal pour le compte d'un client hôtelier, nous sommes sous-traitant et l'hôtel est responsable du traitement. Les conditions régissant cette relation figurent dans notre Accord de Traitement des Données.

3. Données personnelles collectées auprès des visiteurs du site

Lorsque vous consultez www.viqal.com, demandez une démonstration, créez un compte ou nous contactez, nous pouvons collecter :

• Données d'identification : nom, fonction, nom de la société.
• Données de contact : adresse e-mail, numéro de téléphone.
• Données de communication : les messages que vous nous adressez, les demandes de démonstration, les demandes d'assistance.
• Préférences marketing : consentement et statut d'inscription.
• Données techniques : adresse IP, type de navigateur, type d'appareil, système d'exploitation, URL de provenance.
• Données d'utilisation : pages consultées, temps passé sur le site, parcours de navigation, durée de session.

4. Utilisation des données des visiteurs du site

Nous traitons ces données sur les bases légales suivantes, prévues à l'article 6 du RGPD :

• Répondre aux demandes de démonstration, aux demandes commerciales et aux demandes d'assistance, sur la base de l'exécution d'un contrat ou de mesures précontractuelles.
• Fournir une ressource demandée, telle qu'un rapport, un guide ou le résultat d'un calculateur, sur la base de l'exécution d'un contrat ou de mesures précontractuelles.
• Adresser des communications marketing relatives à Viqal à des contacts professionnels, sur la base de l'intérêt légitime. Voir la section 4.1.
• Adresser des communications marketing aux personnes qui y ont consenti, sur la base du consentement. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment.
• Améliorer notre site web et notre produit, sur la base de l'intérêt légitime.
• Respecter nos obligations fiscales, comptables et légales, sur la base d'une obligation légale.
• Prévenir la fraude et les abus, sur la base de l'intérêt légitime.

4.1 Communications marketing aux contacts professionnels

Viqal est un service destiné aux entreprises. Lorsque vous nous communiquez vos coordonnées professionnelles, en demandant une démonstration, en téléchargeant une ressource, en utilisant l'un de nos calculateurs ou en nous contactant, nous pouvons vous adresser des contenus connexes relatifs à Viqal, notamment des actualités produit, des témoignages clients et des offres pertinentes.

Nous le faisons sur la base de l'intérêt légitime. Nous avons mis en balance notre intérêt à promouvoir un service pertinent pour votre activité et vos intérêts et droits, et nous considérons que cela entre dans les attentes raisonnables d'un professionnel de l'hôtellerie qui nous a sollicités. Nous vous contactons en votre qualité professionnelle, à vos coordonnées professionnelles, au sujet d'un produit lié à vos fonctions.

Chaque message comporte un lien de désinscription en un clic. Vous pouvez vous y opposer à tout moment, sans avoir à motiver votre demande, en utilisant ce lien ou en écrivant à info@viqal.com. Nous cesserons immédiatement toute communication marketing et conserverons une trace minimale de votre adresse e-mail à seule fin de respecter cette demande.

Si vous vous êtes inscrit séparément à une newsletter ou à une liste similaire, nous nous fondons sur votre consentement pour cette liste, et son retrait produit le même effet.

5. Cookies et traceurs

Nous utilisons des cookies et technologies similaires sur www.viqal.com :

• Cookies strictement nécessaires : indispensables au fonctionnement du site. Aucun consentement requis.
• Cookies de mesure d'audience : ils nous aident à comprendre comment les visiteurs utilisent le site. Consentement requis.
• Cookies marketing : utilisés pour mesurer la performance publicitaire et pour le reciblage. Consentement requis.

Vous pouvez gérer vos préférences via notre bannière cookies ou en modifiant les paramètres de votre navigateur. Le retrait du consentement ne remet pas en cause la licité des traitements effectués avant ce retrait.

6. Partage de vos données

Nous partageons les données des visiteurs du site avec les prestataires suivants, tous soumis à des garanties contractuelles appropriées :

• Hébergement et infrastructure : Webflow (hébergement du site), Amazon Web Services (Francfort, UE).
• Mesure d'audience : Google Analytics, Hotjar.
• Ventes et marketing : HubSpot.
• Conseils professionnels : avocats, experts-comptables et auditeurs, lorsque la loi l'exige.

Nous ne vendons pas vos données à caractère personnel.

7. Transferts internationaux de données

Notre infrastructure est principalement située dans l'UE. Lorsque nous recourons à des prestataires établis hors de l'EEE, notamment Google Analytics, Hotjar et HubSpot, nous nous fondons sur :

• Les décisions d'adéquation de la Commission européenne, lorsqu'elles existent.
• Les Clauses Contractuelles Types (CCT) approuvées par la Commission européenne.
• D'autres garanties appropriées autorisées par le chapitre V du RGPD.

Vous pouvez demander une copie des garanties mises en place en écrivant à info@viqal.com.

8. Données des voyageurs et des utilisateurs finaux traitées via la plateforme Viqal

Lorsqu'un hôtel utilise Viqal pour communiquer avec ses clients, Viqal traite les données personnelles de ces derniers pour le compte de l'hôtel. L'hôtel est responsable du traitement. Viqal est sous-traitant.

8.1 Catégories de données de voyageurs traitées

• Noms et coordonnées des voyageurs (numéros de téléphone, adresses e-mail).
• Informations de réservation (numéros de réservation, dates de séjour, informations sur la chambre).
• Contenu des communications (messages échangés avec l'hôtel, demandes, retours).
• Préférences linguistiques et métadonnées de conversation.

8.2 Sous-traitants ultérieurs mobilisés pour fournir le service

• Amazon Web Services Inc., pour l'hébergement de la base de données et de l'infrastructure, Francfort, Allemagne.
• OpenAI LLC, pour les contenus de messages générés par l'IA, région UE.
• Twilio Ireland Limited, pour l'acheminement des messages WhatsApp et SMS, Irlande.

La liste à jour des sous-traitants ultérieurs est tenue dans notre Accord de Traitement des Données. Nous informons les clients hôteliers à l'avance de toute modification de cette liste, conformément à la section 6 de l'Accord.

8.3 Conservation

Durée de conservation par défaut : 12 mois à compter de la collecte, sauf instruction contraire de l'hôtel ou obligation légale de conservation plus longue.

8.4 Demandes des voyageurs

Si vous êtes client d'un hôtel et avez des questions sur le traitement de vos données, veuillez contacter directement l'hôtel, qui est responsable du traitement. Nous pouvons l'accompagner dans le traitement de votre demande.

8.5 Outils d'IA à usage interne

Viqal utilise également Anthropic à des fins internes (productivité interne, rédaction et analyse). Anthropic n'est pas utilisé pour traiter les communications avec les voyageurs ni pour fournir le produit Viqal aux hôtels.

9. Durée de conservation de vos données

• Demandes de démonstration et demandes commerciales sans conclusion de contrat : 24 mois à compter du dernier contact.
• Données du compte client : durée du contrat majorée de 7 ans, conformément au droit fiscal néerlandais.
• Listes e-mail marketing : jusqu'à votre désinscription ou opposition, ou 24 mois après votre dernière interaction avec nous, selon l'échéance la plus proche.
• Mesure d'audience du site (données agrégées) : 26 mois.
• Données de communication avec les voyageurs traitées en qualité de sous-traitant : 12 mois par défaut, ou selon les instructions de l'hôtel.
• Sauvegardes : jusqu'à 90 jours après la suppression des données principales.

10. Vos droits au titre du RGPD

Si vous résidez dans l'EEE, au Royaume-Uni ou en Suisse, vous disposez des droits suivants :

• Accès : demander une copie des données personnelles que nous détenons à votre sujet.
• Rectification : faire corriger des données inexactes ou incomplètes.
• Effacement : demander la suppression de vos données (« droit à l'oubli »).
• Limitation : restreindre la manière dont nous traitons vos données.
• Portabilité : recevoir vos données dans un format structuré et lisible par machine.
• Opposition : vous opposer à un traitement fondé sur l'intérêt légitime ou réalisé à des fins de prospection directe.
• Retrait du consentement : lorsque le traitement repose sur le consentement.
• Réclamation : introduire une réclamation auprès de votre autorité de contrôle. En France, il s'agit de la CNIL (cnil.fr). Aux Pays-Bas, il s'agit de l'Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

Pour exercer l'un de ces droits, écrivez à info@viqal.com. Nous répondrons dans un délai de 30 jours.

Si vous êtes client d'un hôtel et souhaitez exercer vos droits concernant des données traitées via la plateforme Viqal, veuillez contacter directement l'hôtel. Nous accompagnerons l'hôtel dans sa réponse.

11. Sécurité

Nous protégeons les données à caractère personnel par :

• Le chiffrement au repos (AES-256) et en transit (TLS).
• Des contrôles d'accès stricts, limités au strict nécessaire.
• Des audits de sécurité réguliers et une surveillance des journaux d'accès.
• Des sauvegardes automatisées quotidiennes, hebdomadaires et mensuelles.
• Des procédures de reprise d'activité avec des RTO et RPO définis.
• Un hébergement dans l'UE (AWS Francfort).

Malgré ces mesures, aucun système n'est sûr à 100 %. En cas de violation de données à caractère personnel, nous informerons les personnes concernées et l'autorité de contrôle compétente lorsque le RGPD l'exige.

12. Délégué à la protection des données

Viqal n'est pas tenue de désigner formellement un délégué à la protection des données au titre de l'article 37 du RGPD, ses activités de base ne consistant ni en un suivi systématique à grande échelle des personnes concernées ni en un traitement à grande échelle de catégories particulières de données. Le point de contact interne pour les questions de confidentialité est constitué par les fondateurs, joignables à info@viqal.com.

13. Données des mineurs

Viqal est un service B2B destiné aux professionnels de l'hôtellerie. Nous ne collectons pas sciemment de données personnelles de personnes de moins de 16 ans. Si vous pensez qu'un mineur nous a communiqué des données personnelles, écrivez à info@viqal.com et nous les supprimerons.

14. Modifications de la présente politique

Nous pouvons mettre à jour la présente Politique de Confidentialité de temps à autre. La date de « Dernière mise à jour » figurant en haut correspond à la révision la plus récente. Les modifications substantielles seront communiquées par e-mail ou par un avis visible sur notre site web.

15. Contact

Pour toute question, demande ou réclamation relative à la confidentialité :

E-mail : info@viqal.com
Courrier : Viqal / Localpepper B.V., Barbara Strozzilaan 201, 1083HN Amsterdam, Pays-Bas